Project Management: Pengertian, Tujuan, dan Tahapannya

Dalam dunia bisnis, hampir mustahil bila sebuah perusahaan atau organisasi memiliki sumber daya tanpa batas. Oleh karena itu, project management atau manajemen proyek dapat menjadi landasan utama dalam menghadapi keterbatasan tersebut.

Dengan manajemen proyek, pengembangan produk dan layanan bisa menjadi sangat efisien. Ini akan membantu mengurangi risiko, mengoptimalkan waktu dan anggaran, serta meningkatkan koordinasi antar tim.

Dalam artikel kali ini, kami akan membahas hal-hal mendasar mengenai manajemen proyek. Dengan begitu, kamu dapat belajar memahami lebih baik pengertian, tugas, dan tujuannya.

Apa itu Project Management?

Project manajement adalah suatu pendekatan sistematis dalam merencanakan, mengorganisasi, mengelola, dan mengawasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Tujuan Project Management

Tujuan utama dalam manajemen proyek adalah mengelola sumber daya dengan efisien dan efektif guna mencapai hasil yang diharapkan. Beberapa tujuan utama yang mendasar dari kegiatan ini, yaitu:

Mengelola Sumber Daya dengan Efisien

Manajemen proyek membantu dalam alokasi dan pengelolaan sumber daya yang berharga seperti waktu, tenaga kerja, dan anggaran. Dengan merencanakan dan memonitor penggunaan sumber daya ini, proyek dapat berjalan dengan lancar.

Selain itu, pemborosan sumber daya yang tidak perlu juga bisa dihindari. Hal ini akan memastikan bahwa setiap aset yang berharga dimanfaatkan secara optimal, menghindari kelebihan biaya, dan penundaan yang bisa merugikan proyek.

Memenuhi Batasan Waktu dan Anggaran

Keberhasilan proyek sering kali diukur oleh sejauh mana proyek dijalankan sesuai dengan batasan waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Project management membantu dalam merencanakan jadwal yang realistis dan mengelola anggaran dengan bijaksana. Ini meminimalkan risiko penundaan yang bisa merugikan serta mencegah biaya tambahan yang tidak diinginkan.

Mengurangi Risiko

Setiap proyek memiliki risiko yang mungkin muncul selama perjalanannya. Manajemen proyek membantu dalam mengidentifikasi potensi risiko, mengevaluasi dampaknya, dan merencanakan tindakan pencegahan yang sesuai.

Dengan begitu, risiko dapat dikelola dengan lebih baik, dan proyek memiliki lebih sedikit kemungkinan menghadapi kendala yang tidak terduga.

Memastikan Kualitas dengan Komunikasi

Salah satu aspek kunci dalam menjaga kualitas proyek adalah komunikasi yang efektif. Komunikasi yang baik antara tim proyek dan pemangku kepentingan lainnya memastikan bahwa informasi berjalan lancar di semua tahap proyek.

Komunikasi juga membantu dalam mengidentifikasi perubahan atau masalah yang mungkin muncul sehingga bisa ditangani dengan cepat. Di era digital ini, teknologi internet lah yang memainkan peran penting dalam menjaga komunikasi tetap lancar.

Konektivitas internet yang stabil untuk mendukung komunikasi antar tim ini bisa kamu dapatkan melalui bundling Modem Orbit Star 3 + Antenna dari Telkomsel Orbit. Paket pembelian tersebut bisa didapatkan dengan harga Rp771.00 di situs resmi Orbit.

Modem Orbit Star 3 sendiri berukuran ringkas dengan dimensi 195 mm x 150 mm x 55 mm. Sementara itu, desainnya yang minimalis dan terbalut warna putih membuatnya cocok ditempatkan di mana saja.

Modem Orbit Star 3 sudah menggunakan teknologi Wi-Fi 2,4 Ghz CAT4 yang mendukung kecepatan unduh hingga 150 Mbps dan unggah hingga 50 Mbps. Kecepatan rata-rata yang bisa didapatkan pengguna yaitu 15 Mbps.

Kekuatan sinyalnya pun tidak perlu diragukan. Dengan membeli paket Modem Orbit Star 3 + Antenna, kamu bisa mendapatkan dua buah antena yang akan membantu menguatkan jangkauan sinyal pada area yang tidak terjangkau dengan baik.

Selain memberikan konektivitas internet stabil, modem Orbit Star 3 juga dapat membantu dalam memastikan bahwa informasi proyek dapat diakses dengan mudah. Ini berkat kemampuan modem yang dapat terhubung dengan 32 perangkat sekaligus.

Selain melalui situs resmi, paket Modem Orbit star 3 + Antena juga bisa kamu dapatkan melalui GraPARI terdekat dan marketplace kesayanganmu.

Dalam mengelola proyek, menjaga tujuan utama dan mengoptimalkan alat-alat pendukung seperti modem untuk konektivitas internet adalah kunci untuk mencapai keberhasilan.

Dengan begitu, proyek akan berjalan dengan lancar dan memberikan hasil yang diinginkan.

Tahapan Project Management

Dalam menjalankan sebuah proyek, tentu akan terdapat banyak proses atau tahapan di dalamnya. Agar seluruh tahapan tersebut berjalan dengan lancar, dibutuhkan orang dengan keahlian manajemen proyek yang biasa disebut sebagai project manager.

Project manager (PM) adalah seorang profesional yang bertugas mengatur, merencanakan, dan melaksanakan proyek sesuai batasan yang sudah ditentukan.

Selain itu, ia juga bertanggung jawab untuk memimpin tim, menentukan tujuan, berkomunikasi dengan stakeholder, dan memantau proyek hingga selesai.

Agar proyek dapat berjalan dengan lancar, seorang PM perlu memonitor tahapan-tahapan dalam proyek dari awal hingga akhir.

Mari kita telusuri tahapan-tahapan tersebut dengan lebih mendalam di bawah ini:

Permulaan (Initation)

Dalam tahap ini anggota proyek akan merumuskan beberapa variabel penting yang akan memengaruhi jalannya proyek. Variabel tersebut di antaranya yaitu:

Tujuan Proyek,
Ruang Lingkup Proyek,
Risiko Potensial
Anggaran
Timeline.

Dalam tahap ini, fokus utamanya adalah mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek agar semua pemangku kepentingan memahami visi yang ingin dicapai.

Perencanaan (Planning)

Setelah tahap inisiasi, langkah selanjutnya adalah perencanaan. Di sini, detail rincian proyek perlu dirancang dengan cermat. Beberapa detail yang perlu dipertimbangkan, yaitu:

Menentukan jumlah dan jenis sumber daya manusia yang diperlukan,
Merencanakan keterlibatan vendor atau supplier eksternal jika dibutuhkan,
Menyusun anggaran (meliputi perkiraan biaya optimis, realistis, dan pesimis),
Mengembangkan timeline dan menunjukkan berbagai tahapan proyek,
Merancang strategi detail untuk melaksanakan proyek sesuai rencana.

Stakeholder atau para pemangku kepentingan juga hrus masuk dalam pertimbangan. Mereka perlu terlibat agar dapat mengetahui hal-hal penting seperti risiko dan juga progres dari proyek yang sedang berlangsung.

Pelaksanaan (Execution)

Setelah rencana tersusun dan disepakati, tahap pelaksanaan bisa dimulai. Di tahap ini, project manager memiliki peran yang penting. Beberapa di antaranya, yaitu:

Memilih dan mengarahkan anggota tim yang sesuai untuk tugas-tugas spesifik,
Menegosiasikan kontrak dengan vendor, supplier, dan pihak eksternal lainnya,
Memimpin tim dengan baik,
Memastikan komunikasi terbuka dan informasi mengalir dengan lancar,
Mengawasi perkembangan proyek untuk memastikan semua berjalan sesuai jadwal dan anggaran

Pengawasan (Monitoring)

Di saat yang hampir bersamaan dengan proyek yang mulai berjalan, tahap pengawasan pun dimulai. Fungsi dari tahap ini adalah menjaga agar proyek tetap terarah hingga akhir.

PM akan mengawasi progres dari proyek dan mendeteksi setiap penyimpangan yang terjadi. Jika diperlukan, tindakan perubahan dan pembenaran dapat diambil untuk menjaga kualitas pekerjaan dan performa tim demi mencapai standar yang diharapkan.

Evaluasi (Evaluation)

Tahap akhir, yaitu evaluasi. Ketika proyek sudah diselesaikan dan para stakeholder menyetujui hasilnya, proyek dapat dinyatakan berakhir.

Setelah itu, kontrak dengan vendor perlu diselesaikan dengan bijak, penyusunan laporan dibuat, dan dokumentasi lainnya perlu diarsipkan. Lalu, ambil pelajaran dari proyek dengan mengevaluasi keseluruhan proses untuk pengembangan masa depan.

Dengan melibatkan seluruh tahapan project manegement, sebuah proyek akan memiliki landasan kokoh menuju kesuksesan. PM sendiri, yang akan memimpin proyek, dapat fokus pada hal-hal yang membantu mengarahkan proyek ke hasil yang diinginkan.

Sementara itu, bagi perusahaan dan organisasi, menajemen proyek dapat banyak manfaat. Misalnya seperti, anggaran dan waktu akan terkelola dengan baik walaupun terbatas.

Selain itu, produktivitas dan kualitas kerja dapat meningkat secara keseluruhan. Risiko yang mungkin timbul selama proses pengadaan proyek dapat berkurang.

Dari sisi persaingan, manajemen proyek yang baik pun dapat membantu perusahaan unggul dan bersaing dengan kompetitor. Di saat yang bersamaan, hubungan baik dengan stakeholder dapat terbina lebih baik.

Pada akhirnya, proyek yang selesai dengan baik akan mengakselerasi perusahaan dan organisasi menuju kesuksesan yang diidamkan.

21
2134